Korteriühistu igapäevane toimimine kulgeb sageli sujuvalt – haldustööd on korraldatud ning suuremaid otsuseid pole vaja teha. Igapäevaselt tegeletakse tavapäraste küsimustega ning vajadusel reageeritakse avariidele. Varem või hiljem jõuab aga iga ühistu hetkeni, mil fassaad vajab uuendamist, katus hakkab lekkima, avariilised olukorrad sagenevad, küttesüsteem muutub ebatõhusaks ning tekib lõpuks vajadus ulatuslikumaks rekonstrueerimiseks.
Just siis selgub, et tavapärastest haldustoimingutest enam ei piisa ja on vaja kedagi appi. Sageli arvatakse, et tehniline konsultant on vajalik üksnes EIS-i (endise KredExi) toetuse taotlemisel. Tegelikkuses on tehnilise konsultandi roll oluliselt laiem – professionaalne tehniline konsultant on ühistule partner, kes aitab juhtida riske, teha läbimõeldud otsuseid ning viia rekonstrueerimisprojekt turvaliselt ellu ka siis, kui toetust ei kasutata.
1. Tehniline konsultant aitab ühistul vältida kalleid vigu ja riske
Suurte rekonstrueerimisprojektide juhtimine nõuab teadmisi ehitusest, seadustest, hankekorraldusest, eelarvestamisest ja projektijuhtimisest. Ilma nende teadmisteta on lihtne eksida – ja eksimused võivad hiljem osutuda väga kalliks. Tehnilise konsultandi roll ei ole üksnes „korraldada paberimajandust EIS-i jaoks“, vaid juhtida ja korraldada kogu rekonstrueerimisprotsessi algusest lõpuni.
rekonstrueerimisega seotud riskid võivad olla tõsised:
- kiirustatud ja läbimõtlematu projekti koostamine,
- ebatäpsed või puudulikud hinnapakkumised,
- puudulikult korraldatud hanked,
- kohtus vaidlustatavad üldkoosolekute otsused,
- ehitaja tegemata või valesti tehtud tööd,
- lisandunud kulud, mida ei osatud aegsasti ette näha
- panga rahastus, mis venib või saamata jääb,
- puudulik (ehitus)dokumentatsioon, mis mõjutab kinnisvara turuväärtust.
2. Mis siis, kui ühistul pole haldusettevõtet või tehnilist teadmiste pagasit?
Paljud väiksemad ühistud tegutsevad ilma haldusettevõtteta. Ka haldusettevõte ei pruugi pakkuda kõikehõlmavat rekonstrueerimise projektijuhtimist, sest tegu on teistsuguse pädevusvaldkonnaga.
Nii juhtubki tihti, et juhatus:
- ei tea, kuidas projekteerimisega alustada
- ei tea, millised tööd on prioriteetsed ja/või üksteisest sõltuvad,
- ei tunne toetuse või laenu tingimusi,
- ei soovi võtta vastutust suurte investeeringute eest,
- lükkab otsused edasi, sest pole piisavalt teadmisi ega kindlust.
Ja nii venivadki rekonstrueerimisotsused aastaid. Kõik saavad aru, et midagi tuleb ette võtta, ent keegi ei soovi olla otsustaja, kes vastutab terve protsessi eest.
Sellistes olukordades on tehnilise konsultandi kaasamine suurepärane võimalus projekti taas käima lükata. Ta loob selguse, annab kindlustunde ja juhib ühistut läbi otsuste, mis muidu jääksid ehk lihtsalt tegemata.
3. Miks on konsultant oluline juba väga varajases faasis?
Professionaalne tehniline konsultant ei alusta projektiga poole pealt. Vastupidi – tema töö algab juba siis, kui ühistu teeb alles esimesi mõtisklusi rekonstrueerimise teemal.
1. Hoone seisukorra hindamine ja prioriteetide seadmine
Esimene samm on alati põhjalik analüüs:
- mis vajab kiiret sekkumist,
- milliseid töid on mõistlik teha koos,
- mis on pikaajalised eesmärgid,
- kas tasub minna etapilise parandamise või tervikrekonstrueerimise teed,
- milline on hoone tehniline ja energiatõhususe hetkeseis.
Konsultant aitab leida vastused põhilistele küsimustele ja loob selge plaani.
2. Vajalikud projektid ja dokumentatsioon
Tehniline konsultant selgitab, millal on vaja energiaauditit, mis vahe on õigupoolest eskiis-, eel-, põhi- või tööprojektil või kust leida kogenud hea projekteerija.
Tehniline konsultant:
- selgitab, milliseid dokumente on vaja,
- koostab lähteülesanded,
- korraldab projekteerijate hanked,
- kontrollib projektide omavahelist sidusust ja kvaliteeti oma teadmiste piires.
See aitab vältida kulukaid vigu, mis hiljem ehituse käigus ilmnevad.
3. Finantseerimise planeerimine
Projekti õnnestumine sõltub suuresti rahastusest. Konsultant aitab:
- koostada realistliku eelarve,
- prognoosida laenukoormust,
- hinnata toetuse võimalusi, kui seda soovitakse,
- valmistada ette pangale vajalikku dokumentatsiooni.
Siin tuleb eriti kasuks konsultandi kogemus – ta teab, mida pangad nõuavad ja kuidas tagada, et laenu menetlemine oleks kiire ja sujuv.
4. Üldkoosolek – üks väike viga võib rikkuda suure projekti
Korteriühistu otsused peavad olema juriidiliselt korrektsed. Kahjuks jõuavad paljud vaidlused kohtusse just seetõttu, et üldkoosoleku protokollid või hääletused on koostatud valesti.
Sageli avastatakse alles peale üldkoosolekut, et otsust saaks vaidlustada, sest:
- eksiti üldkoosoleku kokku kutsumise reeglite osas
- hääletus ei vastanud nõuetele või mõne korteriomaniku häält polnud õigesti arvestatud,
- protokolli sisu oli puudulik,
- otsus polnud vormistatud vastavalt seadusele.
Tehniline konsultant aitab koosolekud korrektselt ette valmistada ja läbi viia ning veenduda, et otsused on hiljem vaidluskindlad. See on hädavajalik, kui mängus on kümned või sajad tuhanded eurod ja aastatepikkune töö.
5. Hanked – kuidas võrrelda täiesti erinevaid pakkumisi?
Ühistud satuvad sageli keerulisse olukorda, kui nad saavad ehitajatelt pakkumised, mis näevad esmapilgul sarnased välja, kuid tegelikult ei ole omavahel võrreldavad.
Odavaim pakkumine ei pruugi sisaldada kõiki töid, samal ajal kui kallim pakkumine võib olla põhjalikum ja läbimõeldum.
Tehniline konsultant aitab siin kaasa mitmel viisil:
- koostab ühtse ja täpse tehnilise lähteülesande,
- korraldab hanked läbipaistvalt ja kohtleb kõiki pakkujaid võrdselt,
- kontrollib hinnapakkumiste sisu,
- nõustab ühistut majanduslikult parima valiku tegemisel.
6. Konsultandi roll ehituse ajal ja projekti lõpetamisel
Konsultant ei kao projektist pärast ehitushanke lõppu. Vastupidi – tema töö on ka oluline ehituse ajal.
Konsultant:
- kontrollib tööde ja/või protsesside kvaliteeti vastavalt oma pädevusele,
- jälgib graafikut, sest hilinenud ehitustööd võivad tuua kaasa EIS-i toetuse tagasimakse nõude,
- kooskõlastab muudatused, kui selleks peaks tekkima vajadus
- suhtleb projekteerija, ehitaja, omanikujärelevalve ja ühistu juhatusega
- jälgib kas jälgitakse ehituslepingus kokku lepitud tingimusi
- kontrollib, et kõik dokumendid oleksid esitatud ja korrektsed.
Just dokumentatsioon on sageli probleemne. Kui ehitusgarantiid, (töö)joonised ja aktid on puudu või vigased, muutub hilisem suhtlus ehitaja või pangaga keeruliseks. Samuti võib puudulik dokumentatsioon kaasa tuua probleeme ehitusjärgselt taotletava kasutusteatisega. Konsultant aitab tagada, et kõik vajalik oleks korras juba esimesel katsel.
7. Kas konsultandi palkamine on kulu või investeering?
Küsimus, mida ühistud kõige sagedamini küsivad, on lihtne: kas konsultant tasub end ära ka siis, kui toetust ei kasutata? Vastus on jah.
Tehnilise konsultandi kaasamine ei ole lisakulu, vaid investeering, mis aitab:
• vältida valesid otsuseid, mille hind selgub alles aastate pärast;
• maandada juhatuse vastutusriske;
• hoida projekt ajakavas ja kontrolli all;
• teha teadlikke valikuid projekteerijate ja ehitajate vahel.
Konsultandi tasu võib esmapilgul tunduda märkimisväärne, kuid praktikas hoiab see sageli ühistule kokku oluliselt rohkem raha kui tema enda töötasu. Kahjuks otsustatakse konsultandi valikul mõnikord üksnes hinna põhjal, süüvimata töö tegelikku mahtu ja vastutusse, mida see roll endas kannab
Kokkuvõte: tehniline konsultant on partner, mitte kohustus
Tehniline konsultant ei ole pelgalt toetuse korral kohustuslik vaheisik. Ta on ühistu partner, kes toetab, selgitab, suunab ja juhib kogu rekonstrueerimisprotsessi nii, et ühistu liikmed tunneksid end turvaliselt ja kindlalt.
Tehniline konsultant on vajalik, kui:
- ühistul puudub ehituslik või hankekorralduslik kompetents,
- juhatus ei soovi võtta suuri riske,
- plaanis on suuremahulised rekonstrueerimistööd,
- tahetakse vältida hilisemaid vaidlusi ja lisakulusid.
Olgu tegu toetuse taotlemisega või ilma – tehniline konsultant aitab ühistul jõuda tulemuseni, mis on kvaliteetne, läbimõeldud ja turvaline. Tehniliste Konsultantide Liidu kodulehelt leiab konsultante, kes on meelsasti nõus ühistuid abistama rekonstrueerimistöödes.
